Como elaborar Checklists de verificação

Como elaborar Checklists

Algumas leis trazem um checklist nos Anexo, mas e aquelas que não trazem? Ou ainda, se você precisa elaborar um no local que você trabalha/atua? Eu já trabalhei em uma que tinha mais de 300 itens e alguns eu que ajustei e/ou inclui (não todos). Também já fiz do zero.

Ah e você também pode elaborar checklists de qualquer coisa a ser monitorada, não só de boas práticas.

Passo a passo para elaborar checklists:

1° Listar a legislação

Antes de tudo, você deve listar toda a legislação aplicável ao segmento. Exemplo: Supermercado

· RDC 216/2004 - Boas práticas em SdA

· Portaria 888/2021 - Padrões de potabilidade da água

· RDC 622/2022 - Controle de pragas

· RDC 724/2022 + IN 161/2022 (se o local faz refeições)

· Legislação regional (estadual e/ou municipal)

Exemplo: no RS há a Portaria 78/2009, de BP para serviços de alimentação e o Decreto 23430/1974 (normas gerais)

· Se tem açougue com o S.I.M., usar essa também

· ETC.

2°Listar os itens

Siga a ordem dos itens da legislação e cada artigo vc transforma em um item, adaptando o que está escrito no texto. Não precisa escrever tudo e sim as partes importantes e em linguagem de fácil entendimento (caso o checklist seja para outras pessoas preencherem), podendo tanto ser em forma de afirmação ou pergunta.

Se o item for muito grande, você pode dividi-lo. Exemplo:

RDC 216/2004 4.1.7 As áreas internas e externas do estabelecimento devem estar livres de objetos em desuso ou estranhos ao ambiente, não sendo permitida a presença de animais.

Como afirmação:

A área externa do estabelecimento está livre de entulhos, objetos em desuso e não há presença de animais.

*Separe os itens da área externa e interna.

Como pergunta:

Na área externa do estabelecimento há entulhos, objetos em desuso, presença de animais?

3° Separar os itens por setores

Divida os itens por setores: instalações gerais do supermercado, padaria, açougue, depósito... E qualquer outra que achar necessário (inclusive quando houver câmara fria).

4° Avaliação

Pode ser C / NC / NA (Conforme / Não conforme/ Não se aplica) , S / N / NA (Sim / Não / Não se aplica)... Você define a melhor forma de avaliação para quem for preencher o checklist (incluindo você mesm@).

Não se aplica: o item diz sobre elevadores, mas a indústria não tem. Isso é uma situação NA. Mas não vai colocar NA em algum item obrigatório de BP, como falta de tela na janela. Aí é Não conforme.

5°Defina a frequência de monitoramento/avaliação

Há itens que serão diários, mas há também outros que serão semanais, quinzenais, mensais...

DICA: faça um checklist para esses itens diários, outro checklist para itens semanais...

Exemplo: eu já monitorei um checklist de Avaliação de plásticos duros da produção. E essa avaliação era semanal; itens de higienização que não são diários também, como lavar paredes, janelas... Agrupe em um só e faça separado dos itens diários.

6°Coloque uma legenda

Quando o item se basear em algum padrão, escreva isso em uma legenda.

Exemplo: Em checklists de verificação de temperatura de setores ou equipamentos (câmara fria, freezer, geladeira...), coloque a temperatura mínima e máxima.

7° Digite o checklist

Pode ser no Word ou no Excel, o que você achar melhor/mais fácil.

Colocar a identificação da empresa.

Separe as tabelas: Data* / Item / C / NC / NA / Enquadramento legal / Responsável

OU

Se for só você quem preenche, escreva ao final teu nome.

*Data: pode ser ao final do checklist, se todos os itens forem avaliados no mesmo dia.

Também é importante ter a assinatura d@ proprietári@, (ou Supervisor) para que este esteja ciente do que foi avaliado por você.

8° Tenha uma folha de não conformidades

Se você elaborou o checklist paa alguém da produção ou qualidade preencher, é preciso ter uma folha (no verso) com a não conformidade observada, o prazo de adequação e responsável.

Por quê? Para quando a Fiscalização for ao local ver que ações corretivas/preventivas foram tomadas, não só que algo estava NC e foi deixado para lá. Não basta apontar a NC, tem que relatar o que foi feito.

Exemplo: temperatura acima do padrão da Câmara fria. Conserto da câmara foi feito mas e se havia produtos lá dentro, o que foi feito com eles? E o que fazer para evitar tal NC? (Ação preventiva).

Se você presta Consultoria ao Estabelecimento, pode fazer em forma de Relatório e deixar uma cópia no local, para quando a Fiscalização for ao local verificar os apontamentos e ações corretivas.